BIJNA 50 TIPS

BIJNA 50 TIPS
VOOR EEN EFFECTIEF PERSONEELSBLAD

Sta je op het punt je huidige personeelsblad in een nieuw jasje te steken? Dan weet je waarschijnlijk dat een goed personeelsblad werkt als bindmiddel. Zo geef je medewerkers de aandacht die ze verdienen. Een personeelsblad zorgt voor binding en draagt bij aan de betrokkenheid van medewerkers bij hún bedrijf.

Wil je je personeelsblad omzetten naar een digitaal magazine? Bekijk dan wat we voor je kunnen doen met een online magazine.

TextArt heeft veel ervaring met het maken van personeelsbladen. Als geen ander weten we dat de productie van begin tot eind veel tijd en energie kost. Om je wat werk uit handen te nemen, delen we graag onze kennis. Hieronder vind je veel tips die kunnen bijdragen aan een effectief personeelsblad. We hebben ze gerubriceerd, zodat je ze er gedurende de ontwikkeling van je blad makkelijk bij kunt pakken.

Van print naar online met je personeelsblad?

Heb je nu een papieren personeelsblad, dan biedt een online magazine extra beleving en interactie. Denk aan (bewegend) beeld, video en koppelingen naar intranet en social media. Omdat een digitaal magazine een afwijkende navigatie en indeling heeft, is de beleving anders dan bijvoorbeeld een website.

Maar uiteindelijk is een digitaal personeelsblad een op zichzelf staand medium, dat je inzet omdat je er een doelstelling mee kunt halen. Erg leuk om te maken en als je het slim aanpakt, zullen je lezers het waarderen.

Meer weten? Lees Magazine Minds

Voordat je begint...

Een personeelsblad maken is een hele klus. Dat weten wij uit ervaring. Sta dus eerst even stil bij de volgende tips, voordat je je vol enthousiasme in het ontwikkelproces stort. Een goede voorbereiding is immers het halve werk!

Een stapeltje A4-tjes met een nietje verdient de titel personeelsblad niet. Zorg er dus voor dat je personeelsblad als geheel sterk voor de dag komt. Niet alleen de tekst is belangrijk, ook fotografie en vormgeving spelen een grote rol. 
Let op details: pakkende koppen, leesbare teksten, aantrekkelijke fotobijschriften. Is er geen budget voor een papieren versie? Bekijk dan eens de online mogelijkheden. Beknibbelen op de inhoud komt de uitstraling van uw blad namelijk niet ten goede.

Een tip voor het management: stel een hoofdredacteur aan in wie je vertrouwen hebt. Beschikt deze persoon over voldoende energie en creativiteit om van het personeelsblad succesvol te maken? Durft hij of zij vragen te stellen en zijn nek uit te steken? Dan zit het wel goed. Twijfel je enigszins? Kijk dan eens uit naar een nieuwe persoon voor deze verantwoordelijke job.

Het personeelsblad is onderdeel van de mediamix. Geef het blad dus ook een duidelijke plek en zorg dat het aansluit op andere bedrijfsmedia. Formuleer ook voor dit communicatiemiddel heldere doelstellingen, die direct aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen en bij de (interne) communicatiedoelstellingen.

Het voordeel van een online personeelsblad is dat je statistieken kunt meten. Houd hier rekening mee bij het vaststellen van doelstellingen. Je kunt een stuk concreter zijn.

Weet wat de organisatie wil bereiken met een personeelsblad, door de eerder opgestelde doelstellingen meetbaar te maken met behulp van een onderzoek of enquête. Dat doen heel weinig organisaties, het is blijkbaar moeilijker dan het lijkt. Vraag jezelf af wat het medium uiteindelijk moet opleveren in termen van houding en gedrag. Bij een online magazine is het nog makkelijker meten. De statistieken worden bijna vanzelf geregistreerd.

Een ijkpersoon samenstellen uit een gevarieerd personeelsbestand is lastig. Toch is het prettig iemand voor ogen te hebben wanneer je zelf, een collega of externe tekstschrijver aan de slag gaat met een tekst. Durf een afbakening van de doelgroep te maken! Dat wil niet zeggen dat het blad voor de rest van de medewerkers niet interessant is, maar het concretiseert wel de doelen die je organisatie met het magazine wil bereiken en de onderwerpen, invalshoeken en genres die daarbij passen.

Schrijven is persoonlijk. Zo ook wat iemand leuk vindt om te lezen. Te veel humor in een zakelijke tekst kan lezers doen afhaken, terwijl een humoristische column vaak wel prettig weg leest. Probeer daar balans in te vinden, en laat collega’s eens een proeftekst lezen als je niet helemaal zeker bent van je zaak. Zo vis je er gemakkelijk uit wat wel of niet gewaardeerd wordt.

Nederlanders lezen graag persoonlijke verhalen, ook als het onderwerp helemaal niet interessant lijkt. We smullen van roddels over bekende Nederlanders en wie wil nu niet weten wat die leuke collega’s na het werk doet? Het personeelsblad moet natuurlijk geen gossipblad worden, maar het is wel belangrijk aandacht te besteden aan de persoon achter de medewerker.

Cijfers, doelstellingen en visies zijn belangrijk, maar heb vooral oog voor de mens. Laat emoties toe, breng verhalen. Lezers houden juist daarvan. Als een personeelsblad echtheid uitstraalt en je plaatst een geloofwaardig interview over de ideeën van de directie, dan voorkomt je dat mensen tegengestelde meningen gaan vormen.

In een online personeelsblad kun je ook filmpjes toevoegen van activiteiten en evenementen binnen en buiten de organisatie. Of geef een collega eens een dagje een filmcamera mee en volg hoe een werkdag eruit ziet. 

Informatie in een personeelsblad moet betrouwbaar zijn. Een té positief beeld van de werkelijkheid valt op en wordt niet gewaardeerd. Het management afvallen is niet nodig, maar een meer pluriforme berichtgeving, waarbij een onderwerp van meerdere kanten wordt belicht, is wenselijk. Belicht onderwerpen vanuit verschillende perspectieven. Zo verhoog je de geloofwaardigheid van het blad.

Een personeelsblad krijg je aangeboden. Niet iedereen zit daarop te wachten, zeker niet als overal binnen de organisatie bezuinigd moet worden. Maak het blad dus voor iedereen aantrekkelijk, zodat men niet alleen een artikel over de eigen afdeling leest. Laat mensen van elkaar leren. Hoe je dat kunt doen? Bijvoorbeeld door in een artikel de link met de gehele organisatie te leggen. En leg uit wat ontwikkelingen voor medewerkers betekenen.

In een personeelsblad kun je veel informatie kwijt. Denk aan arbo- en veiligheidseisen, de koers van de organisatie, en hoe medewerkers daaraan kunnen bijdragen. Bovendien worden mensen graag gewaardeerd voor hun werk. Geloofwaardige succesverhalen lezen ze graag. Laat op zijn tijd ook iemand met een tijdelijk contract aan het woord komen.

Een personeelsblad schrijf je voor de hele organisatie. Veel bedrijven sturen gepensioneerden ook nog een exemplaar, houd daar rekening mee.

Verstuur je het blad per post naar het huisadres? Dan leest waarschijnlijk het thuisfront ook mee.

Een online personeelsblad zal iets minder snel onder de aandacht van het gezin komen. Tenzij je informatie zo goed brengt, dat je medewerkers het wel willen delen.

…dan slecht verzonnen. Kijk eens om je heen naar goede en succesvolle voorbeelden van een bedrijfs- of personeelsblad. Wat leeft er in de weekbladen? Heb je een favoriete rubriek in de krant of het vakblad? Misschien past zo'n rubriek ook wel in het personeelsblad!

Natuurlijk is het lastig echt actueel te zijn met een personeelsblad, maar je kunt wel bij bepaalde gebeurtenissen of thema’s aanhaken, zoals:

• Vakantie: wat doe jij in je vakantie?
• Valentijnsdag: afschaffen of een prachtige gelegenheid je geliefde eens te verrassen, voor en tegenstanders aan het woord.
• Oud & nieuw: hoe vier jij oud & nieuw?
• Jaargetijden. Bijvoorbeeld de lente: heb jij al last van voorjaarskriebels?

Wil je wel een actueel personeelsblad? Denk dan eens aan een digitale uitgave. Daar kunnen tot op het laatste moment (actuele) zaken aan worden toegevoegd. Voor het toevoegen van actualiteiten aan de interne communicatie is een koppeling met intranet uiteraard ook een prima optie.

Hoe zou je het aanpakken als je eens een dag met een baas mocht ruilen? Een reportage van een leidinggevende die een dag terug is op de werkvloer, kan een verrassend artikel opleveren. Nog leuker is het al je hier een flitsend filmpje van maakt. In een online magazine kun je die makkelijk plaatsen.

Besteed aandacht aan beleid: hoe komt het tot stand, wat houdt het in en wat zijn de achtergronden? Stel wel steeds de medewerker centraal. Bedenk wat dit beleid voor hem of haar betekent. Verwerk dat in het artikel, of vraag medewerkers naar hun mening en zet dat in een kader.

Vermijd bedrijfsblindheid en vraag ook buitenstaanders naar hun mening over (de eventuele samenwerking met) de organisatie. Denk bij buitenstaanders aan concurrenten, klanten, leveranciers, omwonenden of de partners van medewerkers.

Titelsuggestie: hoe zie jij [bedrijfsnaam]

Geef wetenswaardigheden over het bedrijf in cijfers. Voorbeelden:

• Hoe komen de werknemers naar hun werk, dus hoeveel procent komt op de fiets, lopend, met de auto, met de trein of de bus?
• Welke leaseauto is het populairst?
• Hoe doet onze omzet het ten opzichte van de concurrentie?

Titelsuggestie: [naam bedrijf] in cijfers

Besteed aandacht aan de dingen die worden georganiseerd voor en door personeel. Als er een personeelsvereniging is, dan kan die hierin meegenomen worden. 

Personeelsfeesten en uitjes doen het altijd goed. Deze items lenen zich ook goed voor een fotoreportage, want met foto’s kun je een heel goede sfeerimpressie geven. Tegelijkertijd maakt een fotoreportage het personeelsblad luchtiger en zorgt het voor de broodnodige variatie.

In een online personeelsblad kun je ook video kwijt, echt een toegevoegde waarde bij dit soort onderwerpen. Ook een slideshow van activiteiten behoort tot de mogelijkheden. Medewerkers, maar ook het thuisfront smullen van deze content.

Behandel telkens een stukje uit de geschiedenis van het bedrijf. Misschien zijn er ook nog oude foto’s. En wie weet is het ook mogelijk personen uit die tijd aan het woord te laten. Welke gebeurtenissen waren van groot belang voor het bedrijf, hoe deed men dat vroeger?

Titelsuggestie: Terug in de tijd

In deze rubriek kun je nieuws over het bedrijf dat in de media is verschenen, opnemen. Maar ook nieuws over de branche of andere organisaties die van belang zijn voor het bedrijf kun je in deze rubriek plaatsen.

Titelsuggestie [bedrijfsnaam] in het nieuws

In een online magazine link je eenvoudig door naar informatie op social media, websites en youtube. In de huidige tijd is dat haast een must.

Stel nieuwe medewerkers kort voor. Niet alleen met hun naam en afdeling, maar vertel ook wat meer over hun achtergrond, opleiding, hobby’s, wat voor soort persoon zijn ze, waar hebben ze gewerkt, wat verwachten ze van hun nieuwe werk. En vergeet vooral de foto’s niet.

Titelsuggestie: Nieuwe gezichten

Met een interview kun je mensen op een heel persoonlijke wijze aan het woord laten. Dat leest prettig weg. Ook lastige onderwerpen lenen zich voor dit genre. In een interview kunnen mensen uit alle lagen van de organisatie aan het woord komen. Beperk je niet tot de beleidsmakers.

In deze rubriek kunnen verschillende onderwerpen aan bod komen. Het gaat erom de lezer een beeld te geven wat er precies gebeurt bij:

• de klantenservice
• de expeditie
• de bedrijfskantine
• de drukker, vormgever of fotograaf van het personeelsblad

Titelsuggestie: In de keuken bij

Wie zijn onze klanten? Hoe klantvriendelijk is onze organisatie? Laat iemand aan woord die veel klantcontacten heeft of laat de klant zelf aan het woord.

Titelsuggestie: de andere k(l)ant

Besteed aandacht aan de hoogtepunten in het bedrijf:

• productintroducties
• recordomzetten
• nieuwe cao/arbeidsvoorwaarden
• innovaties

In een online personeelsblad kun je ook nog uitpakken met bewegend beeld en adnere special effects om je boodschap kracht bij te zetten.

Bedenk een (prangende) vraag en leg die voor aan een vijftal mensen uit het bedrijf. Laat ze reageren en plaats ook hun foto. Je kunt serieuze vragen (hoe beleef jij de reorganisatie?) afwisselen met meer luchtige onderwerpen als : wat doe jij met oud en nieuw?

Titelsuggestie: Jouw mening

Zet medewerkers die iets bijzonders hebben gepresteerd in het zonnetje. Dit artikel kan gaan over prestaties op het werk (het succesvol afronden van een prestigieus project) of buiten de werkkring (bijzondere sportprestatie of vrijwilligerswerk).

Welke projecten lopen er binnen het bedrijf? Beschrijf in het kort wat het project inhoudt, wat het doel is, wie in de projectgroep zitten, hoe de voortgang is (zijn er al mijlpalen bereikt) en blik na verloop van tijd eens terug: wat is het resultaat?

Titelsuggestie: Project in beeld

Breng verschillende (dream)teams binnen je organisatie in beeld. Wie vormen zo’n team, wat doet het team en hoe past het binnen de organisatie, wat maakt het een (h)echt team?

Titelsuggestie: rondje teamwork

Als het bedrijf stagiaires heeft, vraag ze dan om een reactie op het bedrijf. Zij kijken toch net even anders tegen het bedrijf aan, zijn meer buitenstaander, maar wel met de nodige kennis vanuit hun opleiding. Dat kan een verhelderend beeld geven.

Het is leuk om een stagiaire een dag te volgen met een videocamera voor het online personeelsblad. In een papieren variant is een fotoreportage een goed alternatief.

Maak eens een special rondom een thema, waarbij alle artikelen over dat thema worden geschreven. Probeer ook de rubrieken in te vullen aan de hand van het gekozen thema. Voorbeeld: Ziekteverzuim en -beleid.

• Hoe hoog is het ziekteverzuim?
• Wat is het beleid van HR?
• Interview met iemand van de arbodienst
• Interview met een zieke die in het re-integratietraject zit
• Wat wordt er op dit gebied van medewerkers verwacht?

Een special leent zich bij uitstek om eens te experimenteren met een online magazine. Aan de hand van de lezersstatistieken kun je besluiten of de organisatie al klaar is voor een online variant.

Wat doen mensen in hun vrije tijd? Gebruik hierbij een sprekende foto en laat mensen in een kort stukje tekst uit de doeken doen waar zij gespot kunnen worden als ze niet aan het werk zijn.

Titelsuggestie: Gespot

In het voorwoord worden de artikelen even kort samengevat. Geef er een persoonlijk tintje aan door het iedere keer door een ander redactielid te laten schrijven. Laat hem tegelijkertijd een bepaald artikel of een bepaalde rubriek aanprijzen en uitleggen waarom iedereen dat zou moeten lezen.

Een rubriek waarin medewerkers elke keer dezelfde vragen beantwoorden, zodat lezers iets meer over die medewerker te weten komen. Wat is bijvoorbeeld het laatst gelezen boek, of naast wie zou je in het vliegtuig willen zitten en waarheen? Je kunt eventueel de medewerker zelf de volgende kandidaat voor de rubriek laten kiezen.

Interview een medewerker die uit dienst gaat. Wat gaat deze persoon doen, maar vraag hem ook naar zijn ervaringen bij het bedrijf en of hij suggesties voor verbeteringen heeft. En wat gaat hij of zij missen?

Een medewerker beschrijft een doorsnee werkdag. Dat geeft vaak een verhelderend beeld op het werk dat iemand doet. Deze rubriek leent zich uitstekend voor veel fotomateriaal. In een online personeelsblad kun je iemand natuurlijk ook volgen met een videocamera.

Titelsuggestie: De werkdag van [naam werknemer]

Als het bedrijf veel met wetgeving te maken heeft, houd de ontwikkelingen op dat gebied dan in de gaten. Zijn er wetsveranderingen aanstaande, wat houden die in, wat betekent dat voor het bedrijf en hoe speelt het bedrijf erop in?

Ben je zelf handig met het opmaken van pagina’s? Toch is het verstandig het creatieve ontwerp van het basisstramien aan een ervaren vormgever over te laten. Hij of zij kan dan ook het bestand drukklaar maken. Zo voorkom je dat tekst van een pagina afvalt of dat er beeld gebruikt wordt van onvoldoende kwaliteit voor drukwerk. Een extra check, zeg maar.

Fotografie uitbesteden kost geld, maar goed beeld ondersteunt de tekst en maakt een pagina aantrekkelijk. Het coverbeeld is daarbij erg belangrijk. Hiermee trek je de lezer het blad in. Misschien schuilt in een van je medewerkers een semiprofessionele fotograaf. Laat hem of haar wel eerst wat voorbeelden aanleveren, voordat je de opdracht geeft.

Ook in een online personeelsblad is beeld ontzettend belangrijk. Het vergt ook andere vaardigheden van een fotograaf, omdat je veel meer liggend beeld gebruikt. Verdiep je in de verschillen tussen print en online.

Voor een papieren personeelsblad is het juiste papier en formaat belangrijk. Zorg dat het blad opvalt tussen de post. Kies eens een afwijkend formaat of zorg voor een glossy uitstraling, mits je budget dat toelaat. Af en toe een dubbeldikke special zal ook in het oog springen.

Bij een online magazine is het juist belangrijk dat het magazine responsive is en op een desktop computer, tablet en smartphone prettig leesbaar is. 

Heeft de organisatie een eigen huisstijl voor communicatieve uitingen? Zorg dan dat het personeelsblad erop aansluit. Dat zorgt voor herkenning bij medewerkers. Is er geen huisstijl? Dan kun je een vormgever altijd vragen een huisstijl te ontwikkelen.

Voor een online magazine is meestal geen huisstijl ontwikkeld. Hier heb je de keuze om je magazine aan te laten sluiten op de offline uitingen of op de website. Vooral wat betreft typografie zijn er vaak wel wat verschillen. 

Let op: Maak je een online magazine dat bestaat uit templates of sjablonen, bedenk dan dat niet alles in de vormgeving is aan te passen. 

Kondig de meest interessante artikelen op de cover aan. Maak hierbij een goede mix van informatieve items, nieuwsberichten en rubrieken. Op de cover doen cijfers het altijd goed. Vergeet ook de inhoudsopgave niet. Daarin kun je alle artikelen weergeven, eventueel voorzien van een hele korte omschrijving en/of foto van de inhoud.

Bedenk originele koppen en prikkelende intro’s voor artikelen. Ook de vormgeving kan hierin een belangrijke rol spelen. Som niet alleen de feiten op, maar probeer de aandacht te trekken, zodat de lezer als vanzelf het artikel induikt.

Lees meer over kekke koppen en toffe titels

Niet iedereen leest graag een lange tekst of een uitgebreid interview. Vormgeving kan hier een belangrijke rol bij spelen. Zorg voor voldoende ‘functioneel wit’ op een pagina. Ook een (gekleurde) tussenkop kan wonderen doen.

In een online magazine bouw je teksten gelaagd op. Hierdoor kun je lezers steeds opnieuw verleiden verder te lezen. Een lang artikel kun je dus gerust plaatsen.

Een personeelsblad maken is een hele klus. Dat weten wij uit ervaring. Sta dus eerst even stil bij de volgende tips, voordat je je vol enthousiasme in het ontwikkelproces stort. Een goede voorbereiding is immers het halve werk!

Bent je niet goed in spelling? Zorg dan voor een goede eindredacteur. Maar laat teksten niet door teveel mensen nalezen. As iedereen zijn zegje doet, blijft er namelijk een kleurloos personeelsblad over.

Of je een blad nu geheel of gedeeltelijk in eigen beheer maakt, online of op papier, zie het vooral als iets leuks. Alle betrokkenen kunnen er veel plezier aan beleven. En dat ziet de lezer er vervolgens weer aan af.